Asana: Incrementa le produttività
A volte pensiamo di non avere molto tempo a disposizione per la pianificazione di un lavoro, l’organizzazione delle riunioni e la gestione delle email. Tutti vorremmo a disposizione qualcuno o qualcosa che ci permetta di ottimizzare il nostro lavoro e che faciliti anche il passaggio di consegne tra i team. Con Asana tutto questo è possibile! Oltre a sapere sempre a che punto si trova il progetto e le date di scadenza, non ci saranno più problemi di comunicazione, perché tutti sapranno cosa fare, dedicando così meno tempo alle parole e più tempo al lavoro.
“Vi presento asana”
Ho scoperto che Asana è uno strumento online gratuito di project management che aiuta l’organizzazione aziendale, creando una collaborazione sui vari progetti tra i team, anche di differenti reparti. Questo strumento è in uso sia dalle grandi che dalle piccole aziende e dai professionisti. Nonostante la versione freemium sia molto completa, per ulteriori performance esiste anche la versione a pagamento.
Tutti abbiamo utilizzato carta e penna oppure un foglio excel per organizzare un lavoro, ma una volta utilizzato Asana, non si torna più indietro.
Quali sono i problemi organizzativi di team più comuni?
Asana è un tool che ti aiuta a risolvere le problematiche perché è in grado di definire il carico di lavoro dei dipendenti, l’assegnazione del lavoro da svolgere alla persona corretta e crea un equilibrio tra tutti i team.
La mancata condivisione e cooperazione tra i manager e i dipendenti rischia di generare solo caos.
Questo strumento permette inoltre di creare lo spirito di squadra che è alla base di tutto ciò che serve, per rendere l’ambiente e il lavoro più piacevole ed efficace ai fini dell’organizzazione del progetto. Inoltre serve a guidare il proprio team verso degli obiettivi chiari.
Caratteristiche dello strumento
La Board ti aiuta ad organizzare il lavoro attraverso delle note scritte che si possono spostare tra le colonne. Danno una visione chiara al progetto. Per spostare il lavoro o seguirlo in più fasi, basta aggiungere delle note al tabellone, trascinarle e rilasciarle.
La Timeline ti aiuta a partire nei tuoi progetti con il piede giusto e a rispettare le scadenze. E’ la visione di come il tuo lavoro si sta adattando a quello degli altri. Permette di finire il lavoro nelle tempistiche e di apportare dei cambiamenti al tuo piano, quando sorgono delle problematiche.
Questo strumento è utile per organizzare al meglio i vari reparti, che lavorano su diversi progetti, attraverso i “compiti” già pianificati per ciascun elemento del team.
Si possono costruire e gestire nuovi progetti di lavoro personalizzandoli, dal nome al gusto estetico, tramite l’utilizzo di interfacce colorate. Si può invitare chiunque sia iscritto ad Asana nel piano di lavoro e ogni persona lavorerà su un progetto definito o più, collaborando con i colleghi e condividendo il proprio lavoro.
Si crea così un progetto di squadra ben organizzato e strutturato in modo da essere terminato nelle tempistiche stabilite in precedenza.
Tutti noi dovremmo poter utilizzare questo strumento. Potrebbe essere anche utile per organizzare la propria vita privata e credetemi, funziona e si arriva a raggiungere ottimi risultati!
Perché è utile?
Ogni iscritto ha il suo profilo personale che può essere impostato e personalizzato in base ai progetti, ai lavori e alle attività che deve svolgere. Di conseguenza nella propria pagina è possibile visualizzare tutti gli impegni, i compiti e le scadenze calendarizzate nel giorno corrente o in un arco di tempo.
Questo permette ai manager o responsabili del team, una visione completa del lavoro e dei risultati da parte di ogni singolo collaboratore.
Asana è il modo più pratico, adatto a tutti, per avere traccia delle attività lavorative svolte e per ottenere risultati.
Come funziona?
Finalmente qualcosa di differente! Esistono altri strumenti di collaborazione ma con Asana si ha totale chiarezza e responsabilità in tutti i lavori.
Si lavora su Task (non sono altro che i compiti assegnati). Essi sono suddivisi per sezioni e sono calendarizzati. E’ anche possibile appuntare dei concetti utili a questi task, per rendere il lavoro più completo e per evitare di perdere alcuni passaggi fondamentali come scadenze, idee, appuntamenti e telefonate.
I task si possono commentare per mantenere la traccia di tutte le modifiche e dei progressi del lavoro. Asana permette anche di allegare alcuni file legati al progetto, come ad esempio delle bozze per articoli.
Successivamente, una volta terminato un “compito”, lo si potrà spuntare per avere sempre chiaro lo stato di progressione dei lavori per ogni task e per ogni progetto.
Come creare un progetto su Asana
Io ad esempio potrei utilizzarlo per programmare la richiesta di contatti alle aziende che organizzano viaggi. Ecco come imposto il mio progetto su Asana:
- Creo un nuovo progetto che nominerò Contatti di viaggio.
- Dal calendario segnerò la data di scadenza del lavoro (ipotizziamo un mese).
- Inviterò i collaboratori del mio team che potranno aiutarmi nel progetto.
- Definirò i compiti di tutti i componenti del mio team per evitare che più persone si occupino dello stesso lavoro.
Vedere il calendario riempirsi di scadenze inizialmente può spaventare. Su Asana tutti possono assegnare lavori a tutti (non esistono dei livelli), poi però ci si accorge che il lavoro cosi è molto più organizzato senza doversi scambiare un sacco di email tra i vari collaboratori.
Su Asana sono presenti simboli come il cuore o il pollice insù che ti permettono di interagire nel progetto come se fosse un social network.
In conclusione:
L’organizzazione è alla base di tutto. Se non c’è organizzazione si lavora male, questo lo sappiamo tutti. Quindi perché non farci aiutare da uno strumento così semplice da utilizzare?
Se vuoi applicare un metodo agile al tuo lavoro, tra le tante e varie proposte, trovo che Asana sia particolarmente efficace.
Perché non provarlo?
Voi cosa state facendo per la vostra impresa?
In quale fase della trasformazione digitale è la tua Azienda?